دانلود نمونه پروپوزال آماده مدیریت

پروژه سیستم های اطلاعات مدیریت MIS

پروژه قالب جزوه و مقاله توصیفی سیستم های اطلاعات مدیریت MIS

پروژه سیستم های اطلاعات مدیریت MIS

مقدمه

در دنیای امروز ، فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی، دیگر یک ابزار کار یا منبعی از منابع تولید نیست بلکه محیط و فضای کاری جدید است. این محیط و فضای کاری جدید، زمینه تحولات شگرفی را در سازمانها فراهم کرده است که از جمله این تحولات ، تغییر در شیوه سازماندهی و ارائه شکلهای جدید سازمانی نظیر سازمان دانش محور، سازمان شبکه ای، سازمان مجازی و غیره است[۱]. چالش های فراروی مدیران امروزین در تصمیم گیری ها، باعث توسعه سیستم های اطلاعات مدیریت و اهمیت یافتن آنها شده است، به گونه ای که برخی از صاحبنظران سازمان را عملا مترادف با سیستم های اطلاعات شان دانسته اند.

نگرش جدیدی که در پیش روی است، بیانگر اینست که خواسته های اقتصاد پویا مستلزم ایجاد سبکهای جدید تصمیم گیری و رهیافت های نویت در سازمانهاست و اینها همگی ناشی از سیل عظیم تولید و گسترش اطلاعات در عصر حاضر است ؛ که سازمانها را مجبور به نگرش مجدد در عملکرد وفعالیتهای خود می کند . دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده ، نوید دهنده جهانی نو باشیوه های نوین به کارگیری اطلاعات می باشد. فن آوری اطلاعات که تا چندین سال قبل به عنوان یک برتری رقابتی و یک سلاح استراتژیک مورد توجه سازمانها بود ، امروزه به عنوان یک نیاز رقابتی مطرح می باشد. فن آوری جدید اطلاعاتی و ارتباط ی به صورت موجی فراگیر ، تغییراتی را در کلیه جوانب زندگی بشر از جمله در عرصه مدیریت بوجود آورده است و وسایل ارتباط جمعی ، ارتباطات راه دور ، سیستم های اطلاعاتی و … روش انجام کارها را دگرگون ساخته اند . سیستم های اطلاعاتی به گونه های مختلف دسته بندی می شوند، ولی اگر سطوح و نوع کاربری آنها معیار قرار گیرد می توان این سیستم ها را بطور کلی به سه گروه DSS، MIS و EDP تقسیم کرد که پیوستاری از قلمرو اطلاعات ساختار یافته داخلی مخصوص رده های عملیاتی سازمان تا اطلاعات ساختار نیافته عمدتا با منشا خارجی ویژه مدیران عالی را در بر می گیرند. در سیستم های دولتی ایران، وجود برخی پیچیدگی ها، کمبودها، ضعف های برنامه ریزی و فقدان سابقه طولانی در بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت باعث ایجاد احساس عدم کارآیی سیستم های موجود در بین مدیران شده است و این در حالی است که ضرورت های روشنی برای استفاده از چنین سیستم هایی وجود دارد.

اجزای MIS

MISشامل سه جزء است: مدیریت، اطلاعات و سیستم

MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها را قادر می سازد به اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. همچنین می تواند تصاویری از مغایرت ها و انحرافات از برنامه های تعیین شده را آشکار نماید؛ چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجربه و تحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد .

 زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از:

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی،

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری،

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید

سیستمهای اطلاعاتی بازاریابی و فروش که متکی بر پایگاه های مشترک ومتقابل است.

بایستی از دنیای حقیقی و سیستم های موجود درسازمان مطلع باشند تا بتوانند نقش موثری را ایفا کنند و به همین دلیل MIS مدیران آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان ، MIS بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیر بایستی از ارزش های سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی MIS است. مدیران برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از MIS رابعهده دارند. عملاً مدیر بوجود می آید که گزارش خودرامستقیما به مدیریت عالی تسلیم میدارد[۲].

گونه ها و ویژگی های نظام پردازش داده ها[iii]

سیسمتهای اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعاتی مجموعه ای از اجزای وابسته به هم می باشد که اطلاعات را جمع آوری یا بازیابی ، پردازش، ذخیره و توزیع می کند تا از فرایند تصمیم گیری و کنترل سازمان پشتیبانی کند . سیستمهای اطلاعاتی فراتر از رایانه ها هستند ، استفاده مؤثر از سیستم های اطلاعاتی نیازمند شناخت سازمان ، مدیریت و فن آوری اطلاعات است که شکل دهنده سیستمها می باشد. سیستم اطلاعات مدیریت به مجموعه عناوین وابزاری اطلاق می شود که اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را در زمینه ها و حیطه های مسئولیت حرفه ای آنان بادقت در زمان مناسب وشکلی مطلوب فراهم می کند .

سیستمهای اطلاعات مدیریتی MIS سیستمهای اطلاعاتی عموماً مکانیزه ای هستند که در داخل سازمانها به کار می روند وشامل تمام کانالهای اطلاعاتی و ارتباطات آن سازمان میشوند . یک سیستم اطلاعاتی شامل تمام المانهایی است که درجمع آوری داده ها وتغییر وانتشار اطلاعات نقش دارند و معمولاً در برگیرنده سخت افزار ٬نرم افزار ٬افراد ٬کانالهای ارتباطات وخود داده ها واطلاعات است .عملیات این سیستم شامل جمع آوری داده ها ٬پردازش داده ها وتبدیل داده های خام به اطلاعات ارزشمند ذخیره وبازیابی داده ها واطلاعات وتولید خروجی هایی نظیر گزارشات مدیریتی میباشد .

MIS کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی و عملیات داخلی سازمان بعهده دارد بطریقی که با سازماندهی و انتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم برنامه ریزی وکنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده میشود.

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تغییرات در عملیات وفعالیتها ووظایف شرکتهای دنیا به شرح ذیل است ۱- مدیریت متمرکز وتکیه بر محورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری از فن آوری پیشرفته ۲- طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت برنامه ریزی وکنترل سازمان ۳- طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها و نتایج حاصل از این مفاهیم MISیا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند که میتواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده را نیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارشات مدیریت در قالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر و تجربه وتحلیل در اختیار مدیریت قرار می گیرد . گاهی راه اندازی MISدر شرکت موجب ترس کارکنان و حتی مدیران می شود مدیریت شرکت میتواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد :

استفاده از رایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی با دادن کارهای تکراری خسته کننده به رایانه ودادن کارهایی که تواناییهای آنها را به چالش بر می انگیزد.

  1. استفاده از ارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان از توجیهات شرکت
  2. ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان متخصصان اطلاعاتی و مدیریت
  3. اهداف شرکت را در راستای نیازهای کارکنان مشخص کنند[iv].

لوسی سیستمهای اطلاعات مدیریت را چنین تعریف می کند:

سیستمی که داده های حاصل از منابع درونی و بیرونی را به اطلاعات تبدیل می کند و این اطلاعات را به شکل مناسب ، به مدیران در تمام سطوح و در تمام وظایف بر ای توانمند ساختن آنان در تصمیمات مؤثر و به موقع در

برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که مسئول آنها هستند می رساند

سن تعریف مکمل زیر را ارائه می دهد :

یک سیستم اطلاعات مدیریت ، سیستمی یکپارچه برای فراهم کردن اطلاعات به منظور پشتیبانی از برنامه ریزی کنترل ، و عملیات یک سازمان است . این سیستم با فراهم آوردن اطلاعات سو گرفته به )گذشته/حال/آینده( درباره عملیات درونی و آگاهی بیرونی به عملیات ، مدیریت و تصمیم گیری کمک می کند.

بنابراین یک سیستم اطلاعات مدیریت، هر سیستمی است که بتواند اطلاعات برای فعالیتهای انجام شده مدیران در درون یک سازمان فراهم کند. امروز، تقریبًا این اصطلاح به طور انحصاری در سیستمهای رایانه ای مورد استفاده است . این سیستمها مرکب از سخت افزار ونرم افزار که داده ها را می گیرند و اطلاعات را ذخیره ، پردازش و بازیابی می کنند، می باشد. این اطلاعات در شکل مناسب تصمیم گیری مدیران سازمانها انخاب و ارائه می شوند[v].

مدل سیستم اطلاعات مدیریت[vi]

انواع سیستم های نرم افزاری در سیستم های اطلاعات مدیریت

نرم افزار می تواند به هر موقعیتی که در آن مجموعه مراحل رویه ای خاصی به نام الگوریتم تعریف می شود، اطلاق گردد ( به استثنای نرم افزارهای سیستم های خبره و شبکه های عصبی). توسعه مقولات کلی بامعنی برای کاربردهای نرم­افزاری تا حدی مشکل است. با رشد پیچیدگی نرم افزار مرزبندی بسیار دقیق نرم افزارها، ناپدید می گردد. نواحی نرم افزاری زیر، وسعت کاربردهای بالقوه را نشان می دهد :

  • نرم افزار سیستمی : نرم افزار سیستمی، مجموعه ای از برنامه هاست که برای خدمت رسانی به سایر برنامه ها نوشته شده است. بعضی نرم افزارهای سیستمی (مانند کامپایلرها و ویرایشگرها) ساختارهای اطلاعاتی پیچیده ولی محدودی را پردازش می کنند. سایر کاربردهای سیستمی (مانند اجزای سیستم عامل، درایورها و پردازشگرهای ارتباطات راه دور) داده های نامحدود گسترده ای را پردازش می نمایند. در هر دو مورد، حوزه نرم افزار سیستمی، توسط این ویژگی ها تعیین می گردد، تعامل زیاد با سخت افزار، استفاده زیاد توسط چندین کاربر، عملیات همروند که نیاز به زمانبندی، مدیریت منبع و مدیریت پردازش دارد، ساختار داده های پیچیده و رابطهای خارجی چندگانه.
  • نرم افزار بی درنگ : نرم افزاری که رویدادهایی که در جهان واقع اتفاق می افتد را کنترل، نظارت و تحلیل می­کند. عناصر نرم افزار بی درنگ شامل بخش جمع آوری کننده اطلاعات (که اطلاعات را از محیط خارجی جمع آوری و شکل دهی می کند)، بخش تحلیل (که اطلاعات را به شکل موردنیاز کاربر تبدیل می کند) و بخش کنترل/خروجی که به محیط خارج پاسخ داده و بخش نظارت است که سایر بخشها را به گونه ای هماهنگ می­کند که پاسخ بی­درنگ ( بین ۱ میلی ثانیه تا ۱ ثانیه) فراهم شود.
  • نرم افزار تجاری : پردازش اطلاعات تجاری بزرگ ترین حوزه کاربرد نرم افزاری است. این سیستمهای مدیریت اطلاعات به یک یا چند پایگاه داده بزرگ اطلاعات تجاری دسترسی دارند.کاربردهای این حوزه، داده های موجود را به روشی ساختاردهی مجدد می کنند که عملیات تجاری یا تصمیم گیری مدیریتی را تسهیل کنند. علاوه بر کاربرد پردازش داده مرسوم، کاربردهای نرم افزار تجاری، محاسبات متعامل را هم شامل می شوند.
  • نرم افزار علمی و مهندسی : این نوع نرم افزار توسط الگوریتم های معمول عددی مشخص می­گردند ولی کاربردهای جدید حوزه علمی و مهندسی، از الگوریتم های عددی مرسوم دور می گردند. طراحی به کمک کامپیوتر، شبیه سازی سیستم و سایر کاربردهای متعامل به تدریج به ویژگیهای نرم افزار سیستمی و بی درنگ اضافه می شوند.
  • نرم افزار نهفته : محصولات هوشمند امروزه بسیار رایجند. نرم افزار نهفته، در حافظه خواندنی قرار می گیرد و برای کنترل محصولات و سیستم ها به کار می رود. سیستم نهفته می تواند اعمال اختصاصی و خیلی محدودی را انجام دهد و یا عملکرد و قابلیت کنترل کافی را فراهم می نماید ( مثل توابع دیجیتال در اتومبیل مانند کنترل سوخت و سیستم های ترمز )
  • نرم افزار کامپیوترهای شخصی : فروش نرم افزار کامپیوتر شخصی، در طول دو دهه گذشته رونق گرفته است. پردازش کلمه، صفحه گسترده ها، گرافیک کامپیوتری، چندرسانه ای، سرگرمی، مدیریت پایگاه داده، کاربردهای مالی تجاری و شخصی و دسترسی به پایگاه داده تعداد اندکی از این کاربردهاست.
  • نرم افزار مبتنی بر وب : صفحات وب بازیابی شده توسط کاوشگر، نرم افزاری است که دستورات اجرایی و داده را به کار می برد. در اصل شبکه به یک کامپیوتر عظیم تبدیل شده که منبع نرم افزاری تقریبا نامحدودی را فراهم می­کند که می تواند توسط یک مودم برای همه در دسترس باشد.
  • نرم افزار هوش مصنوعی : این نرم افزارها از الگوریتم های غیرعددی برای حل مسایل پیچیده که برای محاسبه و تحلیل ساده و سرراست نیستند، بهره می برند. سیستم های خبره که سیستم های مبتنی بر دانش هم نامیده می­شوند، تشخیص الگو (تصویر و صوت)، شبکه های عصبی هوشمند و بازیها، کاربردهای رایجی دراین مقوله هستند[vii].

 

سیستم تصمیم یار[۱](DSS)

در تحقیق حاضر به لحاظ اهمیت و در راس بودن سیستم تصمیم یار در حوزه پژوهش موضوع مطالعه کنونی، فقط به بررسی ابعاد آن پرداخته می شود. تعاریف اولیه DSS، آن را به عنوان سیستمی معرفی می کرد که برای پشتیبانی از تصمیم گیرندگان مدیریتی در موقعیت های تصمیم گیری شبه ساختاریافته به کار می رفتند.  DSS دستیاری برای تصمیم گیرندگان بود که قابلیتهای آنان را توسعه می داد ولی جایگزین قضاوت آنان نمی شد. بخش دیگری از تعریف، متذکر می شد که سیستم می تواند مبنی بر کامپیوتر باشد، می تواند به صورت درون خطی[۲] و متعامل عمل کند وترجیحا قابلیت خروجی گرافیکی داشته باشد.

Little، DSS را به شکل ” مجموعه رویه های مبنی بر مدل برای پردازش داده ها و قضاوت جهت کمک به مدیر در تصمیم گیری ” تعریف می کند. چنین سیستمی برای موفقیت باید ساده، قدرتمند، دارای کنترل آسان، وفق پذیر، کامل در جنبه های مهم و راحت برای برقراری ارتباط باشد. آنچه در این تعریف به طور ضمنی دیده می شود، این است که سیستم، مبنی برکامپیوتر است و سرورها توسعه ای از قابلیتهای حل مساله کاربران هستند.

Moore و Chung چنین بحث می کنند که مفهوم ساختارمندی که بخشی از بیشتر تعاریف اولیه DSS  است (به این معنی که DSS می تواند موقعیتهای نیمه ساختیافته و ساخت نیافته را اداره کند )، به طور کلی معنی ندارد. یک مساله می تواند فقط با توجه به تصمیم گیرنده خاص، تحت عنوان ساختاریافته یا نیافته توصیف گردد (یعنی تصمیمات ساختاریافته به این دلیل ساختیافته اند که ما به این شکل با آنها برخورد کرده ایم). بنابراین آنها DSS را سیستم های قابل توسعه ای تعریف می کنند که توانایی پشتیبانی از تحلیل داده های ad hoc و مدل سازی تصمیم، با گرایش به سمت برنامه ریزی آینده و به کاررفته در بازه های برنامه ریزی نشده و نامنظم را داراست.

Bonczek، DSS را به عنوان سیستم مبنی بر کامپیوتری تعریف می کند که شامل سه مولفه متعامل است. یک سیستم زبانی (مکانیزم برقراری ارتباط بین کابر و سایر مولفه ها)، یک سیستم دانشی (یک ذخیره دانش نهفته در سیستم در رابطه با مساله) و سیستم پردازش مساله (پیوند بین دو مولفه دیگر).

سرانجام Ken، لغت DSS را برای موقعیتهایی که یک سیستم نهایی تنها از طریق یک پردازش تطبیقی یادگیری و ارزیابی می تواند توسعه یابد، به کار می برد.

به عنوان یک تعریف کلی می توان گفت DSS یک سیستم متعامل، انعطاف پذیر و وفق پذیر است که به طور ویژه برای پشتیبانی از راه حل مشکلات مدیریتی ساختارنیافته جهت تصمیم گیری بهتر، توسعه یافته است. این سیستم از داده­ها استفاده می کند، رابط کاربر ساده ای  فراهم می کند و می تواند دیدگاه تصمیم گیرندگان را هم در تصمیم گیری شرکت دهد. به علاوه DSS مدلها را به کار می برد، توسط یک پردازش تعاملی ساخته می شود، از تمام فازهای تصمیم گیری پشتیبانی می کند و می تواند شامل یک مولفه دانش باشد[viii].

سیستم های پشتیبان تصمیم گیری (DSS)، گونه ای از سیستم های اطلاعاتی که جهت پشتیبانی از فعالیت سازمانی نیمه- ساختاری یا ساختار نیافته مدیریتی طراحی شده اند، به طور ایده آل مناسب رفع و زدودن فواصل و رخنه های ایجاد شده میان سیستم های سازمانی و متصدیان تصمیم گیری سازمانی هستند؛ بخصوص که سیستم های پشتیبان تصمیم گیری DSS ، در قالب صفحات گسترده، تبدیل به ابزار مهم و برجسته ای در مسیر تصمیم گیری های روزمره سازمان ها گردیده و اغلب به انتقال داده ها از سیستم های اطلاعاتی سازمان ها به صفحات گسترده می پردازند تا در این میان منجی تحلیل و پاسخدهی به مسائل تجاری تخصصی باشند که در گردونه سازمان پدید آمده است. علاوه بر این، سیستم های DSS ، دارای قابلیت بکارگیری به عنوان یک عامل سازمان دهنده جهت بهبود فرایند تصمیم گیری بوده، قابلیت سازماندهی، ایجاد و تسهیم دانش داشته و ساختار و بینش جدیدی برای مدیران به ارمغان می آورند.

سیستم های پشتیبان تصمیم گیری دسته ای از سیستم های اطلاعاتی هستند که درصدد یاری مدیران در راستای تصمیم گیری های سازمانی می باشند. برخلاف پردازش تراکنشی یا سیستم های عملیاتی،  سیستم های DSS به یکپارچه سازی قابلیت های ویژه از جمله پردازش رویکرد های پیش آیند و نتایج حاصل از اخذ هر یک از تصمیمات احتمالی پرداخته، بهینه سازی نموده و به شبیه سازی موقعیت می پردازد تا در حین درگیری مدیران با مشکلات مختلف، از تصمیم گیری های آنان حمایت نماید. سال ۱۹۶۰ آغاز استفاده از سیستم های یاری رسان تصمیم گیری بوده و در سال های ۱۸۷۰ و ۱۹۸۰ این سیستم ها به شکوفایی رسیدند. همچنانکه فناوری اطلاعات دستخوش تغییر می گشت، جایگاه سیستم های یاری رسان تصمیم گیری متحول می شد: در سال ۱۹۹۰ و اندی سیستم های یاری رسان تصمیم گیری به صورت فزاینده تری نسبت به کامپیوترهای پردازنده مرکزی در حوزه مشتریان بکار گرفته شدند و سرانجام فروشندگان و تامین کنندگان الکترونیک، با استفاده از شبکه ها آنها را به سوی فن آوری های اینترنتی سوق دادند. در این راستا این تنها سخت افزار نبود که متحول شد بلکه طراحی و زمینه کارکردی DSS نیز متحول گشت. برای مثال، با آغاز فعالیت در سال ۱۹۸۰ و اندی، پژوشگران و کارورزان به سوی استفاده از سیستم های یاری رسان تصمیم گیری گروهی GDSS جهت پشتیبانی از وظایف تصمیم گیری و وظایف ارتباطات در گروه ها یا تیم ها روی آوردند. اخیرا، کارورزان و پژوشگران در حال کاوش بر شیوه های استفاده از DSS جهت پشتیبانی از تصمیم گیری توزیع یافته، مدیریت دانش و هوش تجاری هستند. رشد کاربرد بسته های (پکیج های) نرم افزاری و داده پردازهای انبارش و مراکز بازرگانی داده که جهت استفاده در موسسات اقصادی طراحی شده اند همگی از ملفه هایی هستند که در سازمان های اخیر مورد بهره وری قرار می گیرند و خود تقویت کننده تحولات رخ داده در سیستم های  DSS و به عنوان تامین کننده بزرگی از داده های کارورزی و تحلیلی در DSS به شمار می آیند.

همزمان با گسترش انواع سیستم های اطلاعاتی، کاربرد  DSSنشانگر میزان وسیعی از چالش هاست. فقدان تعهد به DSS و فقدان منابع کافی (انسانی، فن آوری و مالی) می تواند در زمره مشکلات این زمینه به شمار آید. «پون» و «وانگر» در مطالعه خود نشان دادند که اهمیت رقابت اجرایی را بر ملا می سازد، همچنانکه رابطه سالمی با اهداف تجاری موفقیت بکارگیری DSS را نیز نمایان می سازد. شماری از مطالعات صورت پذیرفته نشانگر این است که مشارکت کاربر جهت بکارگیری موفق DSS نیز همپای آموزش وی و کسب فایده های مربوط، قوه درک سازمانی جهت تغییر و تحول و نیز فرهنگ تسهیم دانش از اهمیت خاصی برخوردار است.

شماری از تحقیقات به بررسی استفاده از DSS در موسسات مختلف با ارزیابی سیستم ها در راستای ثمربخشی و تاثیر رویکرد تصمیم گیرندگان پرداخته اند. «سانتنهام» و «گیماریاس» مشاهد ه کردند که DSS با در نظر گرفتن آمار، حوزه های رضایت کاربر و تحلیل های مالی به بررسی و ارزیابی گستره ای از شیوه های مختلف پرداخته است. آنان خاطرنشان نمودند که استفاده از سیستم قابل پیش بینی است بدین ترتیب به مطالعه از طریق یک چارچوب نظری از قبیل «الگوی پذیرش فن آوری» یا تئوری «رفتار سازمان یافته» پرداختند. برخی از محققان پیامدهای مثبت DSS را مشاهده نمودند، برای مثال، میزان فزون یافته ای از تصمیمات متحول سازنده زمان بیشتری بر تصمیم گیری صرف نموده و اطمینان به بخشی از تصمیم گیرندگان را افزایش می دهد. اما با اینحال محققان گزارش داده اند که DSS دارای برخی پیامدهای منفی نیز بوده است. برای مثال، ممکن است DSS در برخی فرایندهای تصمیم گیری دست و پاگیر بوده و با محدودیت ها مواجه گردد. علاوه بر این استفاده از DSS بدون درک خوبی از محتوای مشکلات این احتمال را به همراه خواهد داشت که بر خلاف نیل به بهبود در تصمیم گیری، باعث دستیابی به یکپارچگی ایده آل نیز نگردد[ix].

 

ویژگیها و قابلیتهای DSS

  1. DSS، عمدتا در موقعیتهای نیمه ساختیافته و ساختارنیافته با همراه کردن قضاوت انسان و اطلاعات کامپیوتری، از تصمیم گیرندگان پشتیبانی می کند. چنین مسایلی نمی توانند (یا به راحتی نمی توانند) باسایر سیستم های کامپیوتری یا روشها و ابزارهای کمی استاندارد، حل شوند.
  2. این پشتیبانی شامل سطوح مختلف مدیریتی (از مدیران اجرایی سطح بالا تا مدیران رده معمولی) می باشد.
  3. این پشتیبانی برای افراد هم مانند گروهها فراهم می شود.
  4. این پشتیبانی برای چندین تصمیم دارای وابستگی و/ یا ترتیبی فراهم می گردد.
  5. DSS از کلیه فازهای فرایند تصمیم گیری پشتیبانی می کند : هوش، طراحی، انتخاب و پیاده سازی.
  6. از فرایندها و سبکهای متنوع تصمیم گیری پشتیبانی می کند.
  7. DSS با زمان تطبیق پذیر است. تصمیم گیرنده ممکن است واکنش دهنده و قادر به رویارویی سریع با شرایط متغیر باشد و DSS را برای برخورد با این تغییرات آماده کند. DSS، انعطاف پذیر است بنابراین کاربران می­توانند عناصر پایه ای را اضافه، حذف، ترکیب، تغییر یا مرتب سازی دوباره کنند.
  8. کاربران با آن احساس راحتی کنند. کابرپسندی، قابلیت گرافیک قوی، رابط انسان- ماشین متعامل به زبان انگلیسی می تواند اثربخشی DSS را به شدت افزایش دهد.
  9. DSS به جای کارایی (هزینه) تصمیم گیری، برای بهبود اثر تصمیم گیری تلاش می کند ( دقت، زمانبندی و کیفیت ).
  10. تصمیم گیرنده کنترل کامل بر کلیه مراحل فرآیند تصمیم گیری حل مساله دارد. هدف DSS پشتیبانی و نه جایگزینی تصمیم گیرنده است.
  11. کاربران نهایی خودشان می توانند قادر به ساخت و تصحیح سیستم های ساده باشند.
  12. DSS معمولا با مدلها به تحلیل موقعیتهای تصمیم گیری کمک می کند.
  13. DSS می تواند به منابع داده ای، قالبها و انواع متفاوت، دسترسی داشته باشد. از سیستم های جغرافیایی گرفته تا شی گرا.

زیرسیستم های DSS

  • زیرسیستم مدیریت داده. شامل پایگاه داده و سیستم مدیریت پایگاه داده است.
  • زیر سیستم مدیریت مدل. بسته نرم افزاری است شامل مدلهای کمی که قابلیتهای تحلیلی سیستم را فراهم می­کنند. این نرم افزار معمولا سیستم مدیریت مبنی بر مدل[۳] (MBMS)نامیده می شود.
  • زیرسیستم دانش. برای پشتیبانی از هر زیرسیستم دیگر به کار می رود یا به عنوان یک مولفه مستقل عمل می­کند.
  • سیستم رابط کاربر. برای ارتباط با کاربر و گرفتن دستورات از او به کار می رود.
  • کاربر هم به عنوان بخشی از سیستم درنظر گرفته می شود[x].

 

سیستم خبره

نام سیستم خبره از اصطلاح سیستم خبره مبتنی بر دانش مشتق شده است. سیستم خبره، سیستمی است که دانش بشری جمع آوری شده درون کامپیوتر را برای حل مسایلی که به طور معمول نیاز به تخصص و مهارت بشر دارند، به کار می­برد. چنین سیستم هایی می توانند توسط افراد غیر متخصص برای بهبود قابلیتهای حل مساله مورد استفاده قرار بگیرند. سیستم خبره همچنین می تواند به عنوان دستیار مطلعی برای متخصصین به کار رود. سیستم های خبره برای نشر منابع کمیاب دانش جهت نتایج بهتر و سازگار به کار می روند.

ساختار سیستم های خبره

سیستم های خبره از دو بخش اصلی تشکیل شده اند : محیط توسعه و محیط مشاوره (زمان اجرا). محیط توسعه توسط سازنده سیستم خبره برای ساخت مولفه ها و قراردادن دانش در پایگاه دانش به کار می رود. محیط مشاوره توسط افراد غیرمتخصص برای کسب دانش خبره به کار می رود.

سه مولفه اصلی که مجازا در هر سیستم خبره ای دیده می شود، پایگاه دانش، موتور استنباط و رابط کاربر است. به طور کلی سیستم خبره می تواند شامل مولفه های زیر باشد :

  • زیرسیستم کسب (فراگیری) دانش

جمع آوری، انتقال و تبدیل مهارت حل مساله از مهارتها یا منابع دانشی مستند به یک برنامه کامپیوتری، برای ساخت یا توسعه پایگاه دانش. منابع بالقوه دانش شامل موارد زیر است : مهارتهای بشر، کتابها، اسناد چندرسانه ای، پایگاههای داده، گزارشات تحقیقاتی و اطلاعات موجود در وب.

  • پایگاه دانش

دربرگیرنده دانش مورد نیاز برای درک، فرموله کردن و حل مساله می باشد. شامل دو عنصر اصلی است: اول واقعیت ها شامل موقعیت مساله و تئوری حوزه مساله و توابع اکتشافی[۴] خاص. دوم قوانین که استفاده از دانش را در جهت حل مساله خاص در دامنه ویژه هدایت می کنند. دانش، نه فقط به معنای واقعیتهای محض، ماده خام سیستم های خبره است. دانش درون پایگاه دانش، توسط پردازه ای به نام نمایشگر دانش، برنامه کامپیوتری را تشکیل می دهد.

  • موتور استنباط

مغز سیستم خبره است که نامهای دیگری هم دارد مثل ساختار کنترلی و مفسر قانون. دراصل یک برنامه کامپیوتری است که روشی را برای استدلال درباره اطلاعات درون پایگاه دانش و برای فرموله کردن نتایچ فراهم می کند.

  • رابط کاربر

برای برقراری ارتباط موثر بین سیستم و کاربر، سیستم های خبره دارای یک پردازشگر زبان طبیعی می باشند.

  • تخته سیاه ( محل کار)

بخشی از حافظه کاری است که برای توصیف مساله جاری که توسط ورودی مشخص می گردد، تنظیم شده است. به علاوه برای ثبت نتایج نیز به کار می رود.

  • زیرسیستم توضیح ( توجیه کننده)

توانایی ردیابی نتایج از منابع آنها، هم برای انتقال مهارتها و هم برای حل مساله مهم است. این زیرسیستم می تواند رفتار سیستم خبره را توسط پاسخ به پرسشهای تعاملی توضیح دهد.

  • سیستم تصفیه دانش

سیستمی که می تواند دانش خود و کاربرد آن را تحلیل کند، از آن فرابگیرد و برای مشاوره های بعدی آن را بهبود ببخشد[xi].

عدم توسعه و یکپارچگی سیستم های اطلاعات مدیریت

به زعم یان سیتی و مک کورمک[۵] سیستم های اطلاعات و فناوری موجب می شود در فرا یندها ی اداری، تخصصی و مدیریتی از طر یق شبکه (نرم افزارها و سخت افزارها) یکپارچه سازی به عمل آ ید و واحدهای سازمان نتوانند جز یره ای عمل کنند . این یکپارچه سازی جر یان کار از د یدگاه پرهیز از موازی کاری ها، ارجاع بهینه وظا یف و حضور پدیده ای تحت عنوان « وحدت عمل » در عین کثرت واحدهاست. انسجام و یکپارچگی ناشی از به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت، موجب یکپارچه سازی طرح ها و پروژه ها در یک قالب اصلی و نیز موجب افزایش هماهنگی اطلاعاتی در سازمان و کاهش فعالیتها و نیازهای اطلاعاتی پراکنده می شود

براساس نتایج تحقیق پفر و لبلیایسی، سیستم های اطلاعاتی توانایی مدیران را بر ای اداره پیچیدگی سازمان افزایش می دهد و به آنها امکان کنترل و هماهنگی ساختارهای پیچیده تر و دارای تفکیک بیشتر را می دهد. نتا یج تحقیق و یگاند نشان می دهد که استفاده از جغرافیایی و واحدهای پراکنده سازمان موجب می شود که هماهنگی بین افراد مستقر در این واحدها افز ایش پیدا می کند. از طرف د یگر استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت برای وظایف مبهم، پیچیده و غیر عادی که نیاز به هماهنگی بیشتری دارند ، کاهش یافته و برا ی وظایف ساده و عادی استفاده از این سیستم ها افزایش یافته است

در مقابل بعض ی از محققان معتقدند که فناور ی اطلاعات می تواند یک بمباران اطلاعاتی برای مدیران سازمان باشد که کار هماهنگی و انسجام بین واحدها و افراد سازمان را مشکلتر کند[xii].

ابعاد ساختار سازمانی

یک سیستم اطلاعاتی مدیریت نوعی سیستم اطلاعاتی موجود در سطح مدیریت یک سازمان است که در وظایف

برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری با فراهم آوردن گزارش های خلاصه و ویژه، مدیران را یاری می رساند. نیازهای اطلاعاتی مدیران، بر حسب ماهیت کار و سطح سازمانی آنها و هدفی که دنبال می کنند، متفاوت است. به طور کلی، مدیران سطوح بالاتر، کمتر از مدیران سطوح پایین تر یا کارشناسان به جزئیات موضوع توجه و نظر دارند. به عبارت بهتر افق دید و نگرش مدیران سطوح فوقانی نسبت به سازمان و مأموریت هایش به مراتب وسیع تر از مدیران سایر سطوح است. بنا بر این، اطلاعاتی که در اختیار این دسته از مدیران قرار می گیرد، باید متناسب با چنین وسعت نظر و کل نگری باشد. از طرفی باید به وضوح معلوم گردد که چگونه سیستم های اطلاعات مدیریت جدید می تواند ساختار سازمانی و مسؤولیت های اجرایی را تغییر دهند و چگونه سیستم جدید در شغل هر یک از کارکنان تأثیر خواهد گذاشت. ساختار سازمانی رابطه ی حاکم بر افراد و گروه هایی است که در جهت کسب اهداف تلاش می کند و به دو بعد ساختاری و محتوایی تقسیم می شود. ابعاد ساختاری بیانگر ویژگی های درونی سازمان هستند و مبنایی به دست می دهند که می توان بدان وسیله سازمان ها را انداز ه گیری و یا با یکدیگر مقایسه کرد. ابعاد محتوایی معرف کل سازمان شامل اندازه، نوع تکنولوژی، محیط و اهداف آن است که بر ابعاد ساختاری اثر می گذارد. مدیران اجرایی برنامه ای معین و مشخص در دست دارند ولی مدیران عالی سازمان درگیر با مسائل و موقعیت های مبهم و نامطمئن هستند که ضروری است سطح مدیریت از تکنولوژی اطلاعات مناسب بهره مند شود. ساختار سازمانی نیز باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات مناسب و به موقع در اختیار مدیران قرار گیرد. سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیمات چنین نقشی را ایفا می کنند[xiii].

متغیرهای بسیاری را به عنوان ابعاد سازمانی مطرح کرده اند. اما می توان گفت که ابعاد سازمانی به دوگروه تقسیم می شوند:ساختاری و محتوایی.ابعاد ساختاری بیانگر ویژگی های درونی یک سازمان هستند.مثل اندازه یا بزرگی سازمان،نوع فناوری،محیط وهدف های آن.آنها معرف جایگاه سازمانی بوده و بر ابعاد ساختاری اثر می گذارند.ابعاد محتوایی می توانند مبهم باشند زیرا آنها نشان دهنده سازمان و محیطی هستند که ابعاد ساختاری در آن قرارمی گیرند. برای ارزیابی و درک سازمان هر دوبعد ساختاری و محتوایی ضروری است. علاوه بر این امروزه در تعریف دوباره وواگذاری وظابف، ساختار سازمانی وتعداد کارمندان برای هر بخش براساس وظایف وعملکردهای جدید عمل می شود.

  • پیچیدگی: اگر سازمان در سطح افقی (تعداد مشاغل و وظایف) و یا در سطح عمودی (تعدد پستهای مدیریتی) از پیچیدگی برخوردار باشد و ارتباطات سازمانی آن قانونمندتر و رسمی تر شود، امکان تعامل گروهی در سازمان به شدت تقلیل می یابد و این امر سازمان را از اهداف کارآفرینی خود دور می سازد. تحقیقات انجام شده در این رابطه نیز مؤید رابطه منفی پیچیدگی ساختار و کارآفرینی سازمانی است.
  • رسمیت: در شرایطی که سازمان از رسمیت بالایی برخوردار باشد، ‌افراد آزادی عمل ندارند. کارها از انعطاف قابل قبول و قابل تحمل برخوردار نیست و بروز رفتارهای مختلف ازجانب کارکنان سلب می گردد. .

در این شرایط چون یادگیری نقشی در پیشبرد برنامه و ارتقای عملکردها نخواهد داشت لذا کارکنان تمایل به یادگیری را نیز از دست خواهند داد. درحالی که در سازمان کارآفرین، یادگیری، انعطاف پذیری و پذیرش خطر ازسوی سازمان اصول محوری محسوب می‌شوند. به عبارتی دیگر، سازمان در شرایطی می‌تواند کارآفرین قلمداد گردد که ضمن پذیرش خطر، قدرت تصمیم گیری و قضاوتهای شایسته را به اعضا خود واگذار و در انجام امور اجازه به کارگیری خلاقیتهای فردی را به آنها صادر کند.

این امر زمانی میسر می‌گردد که میزان دستورالعملها، بخشنامه‌ها و استانداردهای عملیاتی تاحد امکان تقلیل یابد و فرصت برای بروز توانایی به کارکنان داده شود. با این وصف، رابطه کارآفرینی سازمانی و رسمیت رابطه‌ای معکوس خواهد بود.

  • تمرکز: در سازمانهای کارآفرین که اختیارات تصمیم گیری می بایست به واحدها و افراد تفویض شده باشد تا بتوانند در زمان مناسب حرکت مناسب را طراحی و به اجرا درآورند، مفهوم تمرکز رنگ می‌بازد و باتوجه به خلاقیت، استعداد و قدرت فکری و اجرایی متخصصان و کارشناسان این گونه سازمانها، عدم تمرکز جلوه شفافی پیدا خواهدکرد. این درحالی است که دیگر ابعاد محتوایی سازمان بویژه اندازه و فناوری نیز بر سطح تمرکز تاثیر بسزایی دارند.

به طوری که هر قدر اندازه سازمان بزرگتر شود و یا سازمان از وجود متخصصان مجرب بهره گیرد و شبکه ارتباطی متناسب با فناوری روز دراختیار داشته باشد، مساله تفویض اختیار و تمرکززدایی بیشتر معنی پیدا می کند. اگر کارکنان ازنظر تخصصی واجد شرایط لازم باشند خطرات مربوطه به تفویض اختیار کمتر می شود و زمینه تمرکز زدایی بیشتر فراهم خواهدشد[xiv].

تاًثیر هوش مصنوعی برروی یکپارچگی سیستم های اطلاعات مدیریت

 تعاریف هوش مصنوعی درجدول زیر نشان داده شده است این تعاریف در دو بعد اصلی متمایز می شوند آنهایی که در بالا هستند به پردازش فکری و استدلالی پرداخته و پایینی ها بر پردازش رفتاری متمرکز شده اند همچنین تعاریف سمت چپ بیانگر ارائه انسانی است وآنهایی که در سمت راست هستند مفهوم ایده آل هوشمندی را بین می کنند که ما آن را عقلانی بودن می نامیم .

تعاریف هوش مصنوعی

:Charniak MC Dermottمطالعه تواناییهای ذهنی از طریق مدلهای کامپیوتری

Winston:مطالعه محاسبات که آن را قادر سازد تا درک واستدلال وعمل کنند

Havgand:کشش جدید هیجان انگیز برای ساختن کامپیوترهایی که فکر کنند ٬ماشین هایی با قدرت تفکر وبه حس کامل

Bellman: عملیاتی که با اعمال تفکر انسان نظیر تصمیم گیری ٬حل مسئله ٬یادگیری مربوط می شوند

Shalkoff:حیطه ای از مطالعه که رفتار هوشمند را تحت عنوان فرآیندهای کامپیوتری شرح داده و مورد رقابت قرار دهد

Luger&Stubbfield:شاخه ای از علم کامپیوتر که با اتوماسیون رفتار هوشمند مربوط میشود

Kurzweil : هنر خلق ماشین هایی که توانایی انجام عملیاتی داشته باشند که آن عملیات توسط انسان نیاز به هوشمندی داشته باشند

Rich&Knight : مطالعه برروی چگونگی ساخت کامپیوترهایی که کارها را در هر لحظه بهتر از انسان انجام دهند .

 

 برنامه ریزی کامپیوتری برروی سیستم ها کار زیادی می برد :

  • پردازش زبان طبیعی (Natural language processing)تا قادر به محاوره به زبان انگلیسی (یا زبان انسان دیگر)گردد.
  • بازنمایی دانش (Knowledge representation)تا اطلاعات تولید شده قبل یا در حین آزمون را ذخیره سازد
  • استدلال خودکار (Automated reasoning)تا از اطلاعات ذخیره شده برای پاسخ به پرسش ها استفاده کرده ونتایج جدیدی را استخراج کند
  • یادگیری ماشینی (Machine learning) تا خود را با شرایط تازه وفق دهد و الگوها را کشف وبرون ریزی کند .

هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی در ماشین هایی چون رایانه ها جهت نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که در انسانها مشاهده میشود هوش مصنوعی نشان دهنده پیشرفته ترین کاربرد رایانه تا به امروز بود که تلاش می کند تا بعضی انواع منطقی انسانی را تقلید کند . یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی سیستم های خبره هستندسیستم خبره یک برنامه رایانه ای است که به صورت یک انسان خبره عمل نموده و استفاده گر را در نحوه حل یک مساله راهنمایی میکند مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین درحافظه رایانه ضبط و در دسترس کسانی که به کار برد آن دانش نیاز دارند قرار گیرد . یک سیستم اطلاعات مدیریت شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیر در حل یک مساله می باشد . دریک سیستم خبره ٬از طرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که از قابلیتهای مدیر افزونتر است تمایز دیگر سیستم خبره و سیستم اطلاعات مدیریت توانایی سیستم خبره در توصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاص است .

مزیت اصلی یک سیستم هوشمند توانایی آن در  ایجاد یکپارچگی و بهبود عملکرد شخص مدیر در یک قلمرو و مساله خاص است رایانه می تواند دانش مورد نیاز برای حل مساله را با سرعت الکترونیک بکار برد .این توانایی به مدیر به دو شیوه بهره می رساند اول: برای مدیر امکان پذیر می سازد تا به فعالیت حل مساًله که سابقاً غیر ممکن بود مبادرت نماید نفع دوم : افزایش سرعت آن است که مدیر را از سایر فعالیتها آزاد می سازد .رایانه مانند شخص دارای ایام خوب و ایام بد نمی باشد هنگامی که استدلال کردن در داخل رایانه برنامه نویسی می شود مدیر می داند که همان فرآیند حل برای هر مساله ای دنبال خواهد شد . با این مشخصات سیستم هوشمند دو محدودیت عمده دارد اول اینکه علم متناقض را نمی تواند کنترل نماید دوم اینکه نمی تواند مهارتهای غیر استدلالی را به عنوان مشخصه شخص حل کننده بکار ببرد[xv].

نقش برنامه ریزی استراتژیک در یکپارچگی و توسعه سیستم های اطلاعاتی

از زمان پیدایش برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی تا به امروز محتوای این مفهوم رشد چشمگیری داشته است. برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی در ابتدا به عنوان عاملی برای همسو کردن اهداف سیستم های اطلاعاتی با هدف های سازمان، شناخته می شد. با شناخت فناوری اطلاعات به عنوان یک منبع استراتژیک، مفهوم برنامه ریز ی استراتژیک سیستم های اط لاعاتی از یک عامل حمایت کننده استراتژی ها ، به عاملی برای ایجاد مزیت رقابتی، ارتقا ی سطح یافت. با پیدایش کاربرد پردازش کاربر نهایی و معماری سرویس دهنده – سرویس گیرنده، مفهوم برنامه ریزی استراتژ یک سیستم های اطلاعا تی پا را از این هم فراتر گذاشت و فعالیتهایی نظیر توسعه معماری سازمانی و درون سازمانی برای اشتراک داده ها و یکپارچگی فناوری را نیز به عهده گرفت. برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی با توجه به ویژگیهای محتوایی آن مانند قلمرو، دورنما، چهارچوب زمانی و سطح توجه آن به مسائل با دیگر شکلهای برنامه ریز ی سیستم های اطلاعاتی متفاوت است. در مقابل شکلهای دیگر برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی، قلمرو برنامه ریزی استراتژیک این سیستم ها بسیار وسیع تر است ؛ برای مثال برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی می تواند شامل توسعه و یکپارچگی این سیستم ها برای پوشش وسیع نیازمندیهای سازمان باشد ؛

اما شامل نیازمندیهای اطلاعاتی برای یک برنامه کاربردی خاص نیست. دورنمای برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی مربوط به سطوح بالای مدیریت می باشد. این بدان معناست که چنین فعالیتی در سطوح بالای سلسله مراتب سازمانی انجام می پذیرد. چنین برنامه ریزی یک اساس و جهت گیری کلی را برای فعالیتهای برنامه ریز ی در سطوح پایین تر فراهم می آورد. چهار چوب زمانی برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی از برنامه ریزی های سطوح پایین تر، طولانی تر بوده و برنامه ریزان می بایست با تحلیل عمیق مسائل آینده و در نظرگرفتن منابع تکنولوژیک از همه فرصتهای موجود برای مقابله با رقبا استفاده کنند. درنهایت برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی نسبت به سایر شکل های برنامه ریزی این سیستم ها شامل سطوح بالای توجه به مسائل می باشد و این بدان معنا است که برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی در برابر برنامه ریز ی فناوری اطلاعات بیشتر به مسائل مفهومی و عمقی می پردازد تا مسائل جزئی و تشریحی.

با توجه به این ویژگیهای محتوایی، می توان برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی را اینگونه تعریف کرد: «فرایندی است که در قالب ویژگیهای از قبل تعیین شده ای مانند قلمرو، دورنما، چهارچوب زمانی و سطح توجه برای تحقق یک و یا همه اهداف زیر صورت می پذیرد:

  1. حمایت و تأثیر بر روی جهت گیری استراتژیک سازمان از طریق شناخت ارزش افزوده های ایجاد شده توسط سیستم های اطلاعاتی رایانه ای
  2. یکپارچه سازی و هماهنگی فناوریهای سازمانی از طریق توسعه معماری کلی سازمان.
  3. توسعه استراتژی های کلی برای اجرای موفقیت آمیز سیستم های اطلاعاتی.

در تعریفی دیگر برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی را فرایند شناخت پورتفولیوی کاربردهای رایانه ای می دانند که به سازمان برای اجرای برنامه کسب و کار و تحقق اهداف آن کمک می نماید[xvi].

عوامل بسیار زیادی بر توسعه و ایجاد یکپارچگی سیستم های اطلاعات مدیریت تأثیر می گذارند، برخی از این عوامل عبارتند از: نقش مدیران ارشد، ایجاد کمیته­ی راهبری، طرح اولیه، طراحی و توسعه­ی برنامه­ی اولیه، منابع مالی، مشارکت کاربران در طراحی سیستم، نگرش مثبت کاربران به سیستم اطلاعاتی و عامل فنی، به تفضیل مورد بحث قرار می­گیرند.

۱) نقش مدیران ارشد

    مدیران ارشد و مدیران سیستم اطلاعاتی اشتیاق زیادی برای بهتر کردن مدیریت سیستم اطلاعاتی و توسعه ی آن دارند . هر چند که مشکلات طراحی و تکمیل سیستم اطلاعاتی جامع و منسجم برای شرکتهای بزرگ در ابتدا بیشتر مشکلات مدیریتی است تا مشکلات فنی ، اما اطلاعات کمی راجع به نقش مدیران در توسعه ی سیستم اطلاعاتی و یا مشارکت مدیران ارشد در توسعه چنین سیستمی وجود دارد (۱۹۸۵، دال ، ص ۱۷).

مدیریت سیستم اطلاعاتی شامل توجه به سیستم اطلاعاتی به عنوان یک ضرورت در دنیای تجارت، مدیریت منابع اطلاعاتی توسط کمیته­ی راهبری، طراحی برنامه­ی توسعه برای عملکرد بهتر سیستم اطلاعاتی ، تجزیه و تحلیل پروژه های بالقوه­ی سیستم اطلاعاتی و به تازگی توجه بیشتر به این موضوع است که چگونه مدیران پردازش داده ها در رویکرد مدیریتی خود یک نقش مهمی برای حل مشکلات بخش­های مختلف سیستم اطلاعاتی ایفا می کنند.

 مفاهیم مشارکت مدیران ارشد در طراحی سیستم اطلاعاتی و خود تجارت ، مفاهیم جدیدی نیستند، بلکه، درک چگونگی بکارگیری این مفاهیم در جنبه های منحصر به فرد محیط سیستم اطلاعاتی، زمان شروع طراحی سیستم و توسعه آن، مهم است. ممکن است این سؤال مطرح شود که چه چیزی در محیط متغیر سیستم اطلاعاتی، از مدیریت ارشد پذیرفته می شود ؟ طبیعی است که مدیریت ارشد به جای توجه کردن به نرم افزار، سخت افزاری یا تکنیک­های مهارتی ، باید به تمام اجزای دستورالعمل توسعه­ی سیستم توجه کند.

    در مجموع، مدیران ارشد مسئول فراهم کردن بستر لازم برای فعالیت های سیستم های اطلاعاتی هستند . مشارکت مدیران ارشد یک عامل مهم در موفقیت سیستم اطلاعاتی است.

    مدیران ارشد برای فراهم کردن بستر لازم باید فعالیت­های زیر را انجام ادهند:

—یک کمیته ی راهبری از مدیران فعال باید تشکیل دهند ضمن این که باید مکانیزمی برای سیاست­گذاری و تعیین استراتژی های تصمیم گیری در محیط سیستم اطلاعاتی  ایجاد کنند.

—از برنامه نویسان سیستم اطلاعاتی بخواهند تا یک برنامه­ی کامل و جامع را طراحی کرده و برای آنان مشخص کند که چه جاهایی از سیستم نیاز به توسعه دارد ، الان سیستم در چه وضعی قراردارد ، هدف این سیستم اطلاعاتی چیست (یعنی به کجا می خواهد برود و چقدر برای رسیدن به این هدف هزینه لازم است ). در نهایت، مدیران با داشتن چنین برنامه­ی زمانی توسعه، باید برای پوشش دادن تمام فعالیت های سازمان و هماهنگ کردن آنها برای توسعه­ی سیستم، بطور جدی تلاش کنند.

—کار مداوم با مدیران سیستم اطلاعاتی برای توسعه­ی سیسیتم ، ایجاد یک اعتماد و توافق متقابل در زمینه­ی حفاظت از منابع اطلاعاتی و انتخاب پروزه­های توسعه سیستم توافق متقابل بر روی یک طرح از پیش تعیین شده ( اولیه ) ، نه تنها آن را توسعه می دهد، بلکه عملی شدن و فعال شدن آن را نیز بیشتر می­کند.

—اگر ، مدیران ارشد یک تعهد بلند مدت برای فعالیت های توسعه­ی سیستم داشته باشند، تلاشها برای توسعه­ی سیستم اطلاعاتی بیشتر خواهد شد بنابراین، داشتن تعهد وتوافق متقابل باید بر مبنای طرح اولیه باشد.

—باید به نگرانی های عمده­ی مدیران سیستم اطلاعاتی توجه کنند. همچنین، باید مانع از برنامه ریزی که تشریفات بودجه بندی را افزایش می دهند، شوند.

—باید در سیاست گذاری های توسعه ی پروژه ، مدیریت کاربر را قبل از شروع برنامه ریزی تضمین کنند و مشارکت کاربر را در فرآیند توسعه­ی سیستم مدیریت کنند و مشارکت آنان را در فرآیند توسعه قابل فهم و آسان کنند[xvii].

۲ ) ایجاد کمیته­ ی راهبری

 کمیته­ی راهبری در حقیقت یک رابط بین مدیران ارشد و مدیریت سیستم اطلاعاتی است و به عنوان مکانیزمی برای راهنمایی مدیران ارشد در شکل دادن به استراتژیها و سیاست گذاری­ها برای تعیین یکپارچگی عملکرد سیستم اطلاعاتی عمل می­کند.

   این اعتقاد قوی وجود دارد که هر چه  شرکت موفق تر باشد به معنی افزایش نقش کمیته راهبری است. به بیان دیگر، هرچه نقش کمیته­ی راهبری بیشتر باشد، شرکت ها موفق­ترخواهند بود.

 بخشی از وظایف کمیته مزبور به شرح زیر است :

—ملاقات متعدد با مدیران ارشد و مدیران سیستم اطلاعاتی

—تعیین چگونگی توسعه­ی سیستم اطلاعاتی برای تأمین اهداف سیستم اطلاعاتی

 —شناسایی مشکلات بخش­های مختلف بنگاه اقتصادی ( کنترل موجودی، بازاریابی، کنترل محصول).

—تصمیم گیری در مورد نیاز فعلی و آینده­ی بنگاه اقتصادی به سیستم رایانه­ ای.

—تصمیم گیری در مورد راه اندازی پروژه های راکد یا تصمیم گیری درباره چگونگی توسعه­ی و نگهداری منابع برای تخصیص آن بین پروژه های سیستم اطلاعاتی.

۳) طرح اولیه

تجربه نشان داده است شرکت هایی در عرصه رقابتی تجارت موفق هستند که طرح اولیه­ای برای طراحی سیستم خود دارند. این نقشه ها وطرح­های اولیه یک برنامه جامع از فرایند توسعه­ی سیستم اطلاعاتی است که اولاً، همه­ی فعالیت های یک بنگاه تجاری را در بر می گیرند. ثانیاً، روابط بین سیستم ها را تعیین کرده و هماهنگ می کنند . هدف این طرح کمک به مدیریت برای درک بهتر فعالیت ها ی توسعه­ی سیستم  و میزان هزینه­های آن است.

مدیران موفق سیستم­های اطلاعاتی بیشتر بر برنامه های کلان ( اطمینان از انجام کار صحیح) متمرکز می شوند تا برنامه های خرد (اطمینان از درست بودن شیوه­ی انجام کار ). اما، در شرکت هایی که زیاد موفق نیستند، بیشتر به بودجه یا طرح های تکنیکی توجه می شود . بودجه به جای ایجاد اطمینان از درست وصحیح بودن انجام فعالیت ها، یک نقشه است که منابع مورد نیاز یک پروژه را تشریح می­کند. همچنین، طرح های فنی، صرفاً سیستم­های تکنیکی را پیشنهاد می­کنند و به ماهیت بنگاه تجاری توجه نمی­کنند[xviii].

۴) طراحی و­توسعه­ی برنامه­ی اولیه

شاید بیشترین تأثیر نقش مدیران ارشد، کار با مدیران سیستم اطلاعاتی برای رسیدن به یک توافق متقابل در مورد برنامه های اولیه برای انتخاب پروژه های توسعه­ی سیستم است. در شرکت های موفق بین مدیران ارشد و مدیران سیستم اطلاعاتی برای توسعه­ی سیستم یک توافق متقابل وجود ندارد. در یک سیستم، ابتدا مدیران درباره­ی ضوابط ضروری تصمیم­گیری درباره فعالیت­های مورد نیاز برای توسعه­ی سیستم اطلاعاتی، توافق می کنند. سپس، مدیران ارشد و مدیران سیستم اطلاعاتی مشکلاتی را که با آن مواجه  هستند، از طریق هماهنگی با همدیگر بهتر حل می کنند و در نهایت، این اطمینان برای مدیریت ارشد بوجود می آید که برای اهداف بلند مدت برنامه ریزی کند. زمانی که مدیران ارشد و مدیران سیستم اطلاعاتی به یک توافق برای توسعه سیستم رسیدند، بخش سیستم اطلاعاتی بوسیله هر گروه مورد بازنگری قرار می­گیرد تا به پایین ترین سطح سیستم که به توسعه نیاز دارد، توجه شود و هم جاهایی که جریان های اطلاعاتی وجود دارد،  به درستی مدیریت شود[xix].

۵)منابع مالی                                                                                                    

 تعهدات مالی یک مکانیزم کلیدی برای مدیران ارشد است. توسعه­ی مؤثر سیستم اطلاعاتی به منابع مالی و تعهدات مالی بلند مدت برای خرید نرم افزار، سخت افزار و گروه حرفه ای نیاز دارد. شرکت های موفق برای فعالیت های توسعه­ی سیستم اطلاعاتی خود تعهدات مالی بلند مدت دارند. مدیران ارشد این منابع را از راه های مختلف و از بخش های مختلف تأمین می کنند. در شرکت­های موفق مدیران ارشد میزان منابع مالی مورد نیاز پروژه را براساس ضوابط و توافق متقابل تعیین می­کنند. در این شرکت­ها مدیران ارشد در کل یک طرح جامع برای توسعه­ی سیستم و یک توافق کلی با سایر بخش دارند. برعکس ، در شرکت های ناموفق ، مدیران ارشد تمایلی به داشتن تعهدات مالی مدون و برنامه­ی کلی و توافق با سایر بخش ها را ندارند.

۶) مشارکت کاربران در طراحی سیستم

علی رغم این که سیستم­های رایانه­یی تجاریبه طور تقریبی از سه دهه پیش وجود داشته اند ، خیلی از این سیستم ها در مراحل توسعه و تکمیل ممکن است که جزء سیستم­های ناموفق طبقه بندی شوند. یکی از عواملی که معمولاً به عنوان یک عامل مهم در موفقیت سیستم اطلاعاتی تلقی می­شود، مشارکت کاربران در طراحی و تکمیل سیستم اطلاعاتی است. برای بررسی تأثیر این عامل بر موفقیت سیستم اطلاعاتی باید میزان تأثیر احتمالی مشارکت کاربران در طراحی سیستم و  تأثیراین مشارکت بر موفقیت سیستم اطلاعاتی بررسی شود.

همچنان که تحقیق و پژوهش های زیادی در قالب پروپوزال، پروژه و سمینارهای دانشگاهی، پایان نامه های کارشناسی ارشد و دکتری مدیریت به مبحث MIS پرداخته اند، بعضی از محققان بین انواع مشارکت کاربران تفاوت قائل شده اند . آنها انواع مشارکت را مشورتی، انتخابی و اجماع بیان کرده اند. در صورتی که مشارکت از مشورتی تا اجماع افزایش یابد ، وجود مشارکت کاربرد می تواند در گروههای زیر طبقه بندی شود :

۱- هیچ کاربری راضی نباشد که مشارکت کند یا به مشارکت اصلاً دعوت نشود .

۲-  مشارکت نمادین : یعنی مشارکت کاربر درخواست شده است اما، در عمل به آن توجه نمی شود.

۳- مشارکت از طریق مشورت :  به شیوه­ی مصاحبه یا پرسش و پاسخ انجام می شود.

۴- مشارکت با کنترل ضعیف : یعنی کاربران مسئولیت خود را در هر مرحله از فرایند توسعه به پایان می رسانند

۵- مشارکت با الزام : یک کاربر یک عضو از سیستم طراحی است و یا یک رابطه­ی تعریف شده با گروه توسعه­ی سیستم اطلاعاتی دارد.

۶- مشارکت با کنترل قوی : کاربران ممکن است  به طور مستقیم در توسعه آن چه که در سیستم برای آنان در نظر گرفته شده است،  مشارکت داده شوند[xxi].

[۱] Decision Support System

[۲] Online

[۳] Model-based Management System

[۴] Heuristic function

[۵] Iansiti, Marco & Mc Cormack

[۱] اسماعیل پور و همکاران، ۱۳۸۴، طراحی و تبیین طرح سازمانی متناسب با فناوری در صنایع (IT/IS) اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی قطعه سازی خودروی ایران، فصلنامه مدرس علوم انسانی

[۲] مومنی، هوشنگ، ۱۳۸۵، سیستم های اطلاعات مدیریت پیشرفته

[iii]  همان

[iv] C.J. Date, An Introduction To Database Systems,7th ed. ADDISON-WESLEY,2000.

[v] کنت سی لاودن و جین پرنس لاودن «نظام های اطلاعات مدیریت»، عبدالرضا رضایی نژاد، چاپ اول، تهران، موسسه خدمات فرهنگی رسا، ۱۳۷۷

[vi] همان

[vii] R. S. Pressman,  Software Engineering, A Practitioner’s Approach,5th ed. Mcgraw-Hill,2000.

[viii] S. J. Russell and P. Norving , Artificial Intelligence A Modern Approach, 2nd ed.Prentice-Hall , 2003.

[ix] Jennifer Shang, Pandu R. Tadikamalla, Laurie J. Kirsch, Lawrence Brownd, A decision support system for managing inventory at GlaxoSmithKline,2008, Elsevier

[x] Turban, ” Decision Support System and Intelligent Systems ” , 6th  Edition, Millan, 2004.

[xi] E. Turban and J. E. Aronson, Decision Support Systems, 5th  ed. Prentice-Hall,1998.

[xii] Wigand D.L.; Information technology in organizations: impact on structure; Arizona State University, DAI –A, 56/04 of 1522, Oct 1995.

[xiii]  نکویی مقدم و همکارن، ۱۳۸۷، بررسی رابطه ی استقرار سیستم های اطلاعاتی مدیریت و ساختار سازمانی در ادارات دولتی شهر کرمان، نشریه مدیریت اطلاعات سلامت، دوره پنجم شماره اول

[xiv] حسین خنیفر،فردین وکیلی،رابطه بین نوع ساختار سازمانی و کارآفرینی سازمانی و اقتصادی در شرکت های اقتصادی کوچک و متوسط،توسعه کارآفرینی؛شماره دوم،زمستان۱۳۸۷

[xv] S. L. Tanimoto, The Elements of Artificial Intelligence Using Common LISP, 2nd ed. Computer Sience Press,1995.

[xvi] Lederer, A. L. Salmela, H., “Toward a Theory of Strategic Information Systems Planning”, Journal of Strategic Information Systems, Vol. 5, No. 3, (1996), pp. 237-53.

[xvii] Dall , w, j. Avenues for top management involvement in successful . MIS development .9 . 1 (March . 1985 ) . 17-35

[xviii] Noland ,R .L . managing information systems by committee . Hrtarvard Bussiness Review . 60 , 4 ( july – Augujt 1982 , 72-79) .

[xix] Dall , w, j. Avenues for top management involvement in successful . MIS development .9 . 1 (March . 1985 ) . 17-35

[xx] Tait , p , and Vessey , I . The effect of user involvement on system success : a contingency approach , MIS Quarterly , 12 , 1 (March 1988 ) , 91 -108 .

[xxi] همان